Grupo Constant : du travail manuel aux tâches automatisées en utilisant Beeple

Dans un environnement commercial en constante évolution, la demande d'outils de gestion performants est sans précédent. Grupo Constant, une entreprise majeure dans le domaine des ressources humaines avec des implantations en Espagne et au Portugal, a récemment entamé son processus de transformation numérique en utilisant le logiciel Beeple. Nous avons eu le privilège d’interviewer Victor Porres, chef de projet chez Gesgrup chez Grupo Constant, et Pedro Marques, responsable de la mise en œuvre du projet chez Beeple, pour explorer leurs idées sur la mise en œuvre du logiciel Beeple et son impact transformateur sur leurs opérations.

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À propos de Grupo Constant

Avec plus de 35 ans d'expérience dans le secteur des ressources humaines, le Grupo Constant a contribué à fournir des opportunités d'emploi à des milliers de personnes tout en offrant des solutions innovantes aux entreprises par le biais de contrats d'externalisation et d'emploi temporaire. Avec une vaste clientèle de plus de 3 300 clients et près de 25 000 employés, Grupo Constant s'engage à fournir des services de premier ordre dans différents secteurs. Victor opère dans le secteur de la logistique de distribution, connu sous le nom de Gesgrup, qui constitue une partie vitale des opérations de Grupo Constant.

Avant Beeple

Les principaux axes d'amélioration au sein de Grupo Constant :‍
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• Mise en œuvre de processus normalisés : En passant de méthodes manuelles et de feuilles de calcul à des systèmes automatisés, le Grupo Constant a cherché à améliorer la cohérence et l'efficacité de la gestion des effectifs.
• Améliorer les capacités de collecte de données : L'entreprise souhaitait améliorer sa capacité à recueillir des données précises sur les heures de travail et la productivité des travailleurs, afin de permettre une meilleure évaluation des performances et une prise de décision éclairée.
• Promouvoir une culture de l'adaptation : Grupo Constant reconnaît l'importance des avancées technologiques. En favorisant un environnement propice et en fournissant les ressources nécessaires, l'entreprise s'est efforcée de faciliter une transition en douceur vers des solutions numériques de gestion de la main-d'œuvre pour ses employés.
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"Toutes les entreprises ont pour objectif de se développer et, pour ce faire, elles ont besoin d'outils qui leur permettent de progresser rapidement". dit Victor.

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Avant d'utiliser Beeple dans ses tâches quotidiennes, Grupo Constant a rencontré des difficultés pour gérer efficacement plusieurs clients. Victor a souligné qu'ils étaient à la recherche d'un outil permettant de rationaliser les processus et de collecter des données essentielles sur les clients. Il a également souligné l'importance de l'efficacité et de la rentabilité dans la prestation de services.

Le chef de projet explique que avant Beeple, l'entreprise s'appuyait fortement sur des feuilles Excel. Les différentes approches visant à répondre aux besoins uniques de chaque client faisaient partie de la flexibilité de Grupo Constant. Cependant, l'entreprise s'efforce désormais d'établir des procédures standardisées afin d'améliorer encore son efficacité et sa cohérence. Il explique : "Si nous avons de nombreux clients et que nous souhaitons en attirer davantage, nous devons établir un processus de mise en œuvre standardisé qui puisse les satisfaire tous de manière uniforme. Beeple devrait nous aider à collecter des données cruciales, telles que la durée des tâches et des pauses des employés, ce qui nous permettrait de calculer leur productivité avec précision." En outre, Grupo Constant avait besoin d'automatiser des tâches qui étaient auparavant effectuées manuellement.

Mise en œuvre du logiciel

Beeple est intervenu au milieu d'une transformation numérique qui était nécessaire pour rendre l'entreprise évolutive. Actuellement, la mise en œuvre de Beeple chez Grupo Constant s'étend au-delà des sept centres du client pilote. Outre l'utilisation réussie de Beeple pour la planification, l'enregistrement, l'évaluation des employés, les demandes de congés, entre autres activités, des projets pilotes sont en cours avec d'autres clients du Grupo Constant, afin d'explorer un éventail encore plus large de fonctionnalités. Pedro explique que des sessions de formation sont organisées pour les membres du personnel de ces centres afin de les familiariser avec le logiciel. 

En outre, ces membres du personnel sont chargés de vérifier et d'approuver les heures travaillées par les employés, et de s'assurer qu'ils sont équipés pour faire face à des situations difficiles lors de la planification. En outre, des évaluations régulières des performances des employés dans différents domaines sont effectuées tous les mois. Cette évaluation est effectuée avec soin afin de maximiser les avantages de Beeple à l'avenir.

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Bénéficier d'un consultant interne à temps plein

Pedro Marques, responsable de la mise en œuvre du projet chez Beeple, joue un rôle crucial au sein de Grupo Constant en tant que consultant interne à plein temps, collaborant étroitement avec Victor pour mettre en œuvre le logiciel de manière efficace. Victor a exprimé sa satisfaction de bénéficier du soutien constant de Pedro, soulignant les efforts dévoués de Beeple pour assurer la réussite du projet :

"Mon expérience avec Beeple et l'intégration du logiciel est vraiment agréable parce que j'ai une personne que je peux contacter tous les jours - Pedro. Je sais qu'il fera tout ce qu'il faut pour résoudre les problèmes et les questions que je me pose. Je pense que c'est très important. Beeple s'efforce vraiment de faire en sorte que ce projet aille de l'avant. Nous ne nous sentons pas seuls dans ce processus. Sinon, je me sentirais comme un enfant perdu en France, où je ne suis jamais allé, où je ne parle pas français et où je ne connais rien. Mais avec Pedro à mes côtés, qui me tient la main et m'aide, je me sens à l'aise pour parler avec des Français."

Merci pour cette analogie, Victor ;)

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Défis à relever

Il n'y a pas de changement sans défi. Surtout lorsqu'il s'agit de modifier les méthodes de travail d'un si grand nombre de personnes. Victor s'exprime à ce sujet : "Ici, en Espagne, chez Grupo Constant, notre défi est de mettre en œuvre Beeple chez soixante clients. Actuellement, nous n'utilisons Beeple qu'avec six clients. Le fait d'être en pleine transformation numérique signifie également que nous devons modifier nos processus de gestion. Nous devons adapter nos processus internes et externes à ces changements. C'est un changement d'état d'esprit qui est nécessaire. Nous devons changer la perception de nos travailleurs, qui ne voient plus les logiciels comme un fardeau supplémentaire, mais reconnaissent leur capacité à rationaliser leurs routines quotidiennes. Nous sommes encore en train de les convaincre que Beeple simplifiera leurs tâches, un défi que j'ai souvent rencontré au cours de mes huit années d'expérience."

Pedro ajoute qu'ils sont actuellement dans la phase de mise en œuvre, menant un programme pilote. Il souligne que cette phase représente le défi le plus important à ce jour. Il est essentiel de s'assurer que tout le monde peut s'adapter au changement de processus. Il reconnaît que si cela peut être plus facile pour une petite entreprise, la taille de Grupo Constant présente des obstacles uniques. Il est essentiel de convaincre chaque département et de démontrer l'efficacité du nouveau processus.

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Avantages de Beeple

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Comment Beeple relève les défis :

• Des processus standardisés : Beeple fournit une plateforme conviviale qui permet à Grupo Constant de standardiser les processus pour l'ensemble de ses clients et de ses sites, garantissant ainsi la cohérence et l'efficacité.
• Collecte et analyse des données : Le logiciel Beeple permet à Grupo Constant de recueillir des données précises sur les heures de travail, les pauses et la productivité des travailleurs, fournissant ainsi des informations précieuses pour la prise de décision et l'amélioration de l'efficacité globale.
• Soutien à la conduite du changement : Beeple offre un soutien et une formation pour aider les employés à s'adapter à la nouvelle technologie, assurant ainsi une transition en douceur et maximisant les avantages du logiciel.

Grupo Constant a déjà commencé à profiter des avantages de Beeple. Victor a noté que si certains employés sont encore en train de s'adapter au nouvel outil, d'autres l'ont adopté, reconnaissant son potentiel de simplification des tâches et d'amélioration de la productivité. Il a également souligné la structure intuitive du logiciel Beeple et l'effort de collaboration entre Beeple et Grupo Constant pour assurer une mise en œuvre réussie.

En outre, le retour d'information des clients, en particulier d'un client pharmaceutique utilisé comme pilote, a été positif, avec un soutien actif et de l'enthousiasme pour la collaboration. Des réunions mensuelles garantissent le bon déroulement des opérations, le client appréciant l'approche proactive de Grupo Constant en matière de résolution des problèmes.

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L'expérience de Grupo Constant avec Beeple met en évidence l'impact transformateur des outils numériques sur les opérations commerciales. Grâce au soutien dévoué de Pedro et de l'équipe Beeple, Grupo Constant se sent capable d'embrasser l'avenir de la transformation numérique avec confiance et enthousiasme, malgré les défis. Nous travaillons ensemble pour faciliter les opérations et favoriser un environnement de collaboration. Avec Beeple, Grupo Constant sera certainement bien équipé pour relever les défis de l'environnement commercial d'aujourd'hui. Merci pour votre temps, Victor et Pedro ! Et continuons à grandir ensemble.

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