Bring at Work : réduction de la marge d'erreur et augmentation des équipes grâce à clevergig

Bring at Work est l'un de nos clients qui collabore avec une grande variété d'entreprises et de travailleurs indépendants. De la garde d'enfants à la sécurité et aux finances, l'agence leur propose à tous la solution idéale. Ces associations ont été créées par plusieurs personnes inspirantes, dont Britt et sa mère Ingrid, qui ont fondé l'entreprise ensemble il y a 11 ans. Nous avons eu la chance de discuter avec Britt et sa collègue Elles, organisatrice des services de garde d'enfants au sein de l'entreprise, pour leur demander comment clevergig les aide à concilier l'offre et la demande dans le monde indépendant.

À propos de Bring at Work

Bring at Work est une agence de recrutement, de recrutement et de sélection active dans divers secteurs. Le nom est inspiré par les deux fondatrices, Britt et Ingrid. « Bri » et « Ing » sont devenus « Bring » et « at Work » parce que l'entreprise fait travailler les gens. Ce qui rend l'entreprise spéciale, c'est sa capacité à aller au-delà des organisations et des CV. Ils visent à mieux connaître chaque entreprise et chaque travailleur indépendant avant qu'un match final ne puisse être trouvé. Nous avons commencé l'entretien avec l'une des fondatrices, Britt. Elle nous en a dit plus sur son rôle au sein de l'agence et sur la façon dont les choses fonctionnent chez Bring at Work :

Vous avez fondé Bring at Work avec votre mère. Pouvez-vous nous en dire plus sur les activités de Bring at Work et sur votre rôle ?

J'ai fondé Bring at Work avec ma mère il y a 11 ans. Nous voulions aider les gens à trouver du travail ensemble. Je suis aujourd'hui le directeur, l'un des principaux actionnaires de l'organisation. J'ai plutôt l'impression un partisan des personnes qui travaillent ici. Pour que chacun puisse bien faire son travail. Nous travaillons beaucoup dans les domaines de la santé, de l'aide sociale et de la garde d'enfants. Vous devriez penser que nous gérons des pools flexibles qui peuvent être déployés sur 250 sites. Tout le monde travaille à des heures différentes et à des endroits différents, tout au long de la journée. clevergig permet de rationaliser très facilement la communication concernant ces services. Vous remarquez qu'il y a beaucoup moins de malentendus. Nous utilisons clevergig depuis 3 à 4 ans maintenant. Auparavant, j'avais également parlé à Michel (PDG et ancien propriétaire de clevergig) et je me suis demandé si clevergig était le bon système pour nous. Mais à l'époque, il ne répondait pas totalement à nos besoins. Néanmoins, nous avons poursuivi la conversation, nous nous sommes assis plusieurs fois et nous avons finalement été convaincus de commencer à utiliser clevergig. Le système était également prêt à fonctionner avec nous à ce moment-là. Il comportait suffisamment de fonctionnalités pour que nous puissions recruter des clients.

Comment cela fonctionnait-il avant que vous ne commenciez à utiliser clevergig ? Quels défis avez-vous dû relever ?

Nous avons toujours travaillé avec Excel. Je pense que, comme de nombreuses agences, le font avant de commencer à utiliser un système de planification. Nous avions quelques options pour cela. Dans le secteur de l'hôtellerie, nous travaillions généralement avec Dropbox ou Cloud pour donner accès au calendrier actualisé. Tout le monde travaillait au même endroit, donc c'était clair pour tout le monde. Dans le secteur de la santé, les personnes recevaient leurs quarts de travail par e-mail et WhatsApp. Les confirmations étaient toujours envoyées par e-mail. La planification avec clevergig nous fait gagner beaucoup de temps. Parce que vous n'avez pas à confirmer 100 fois, et vous savez avec certitude que les travailleurs flexibles savent où et quand ils doivent travailler. Ils ont accepté le quart de travail eux-mêmes en cliquant dessus, de sorte qu'ils ne peuvent pas dire « je ne voulais pas travailler là-bas ».

Est-ce que clevergig vous a également aidé à grandir ?

Je ne pense pas que la première année ait été synonyme de croissance immédiate. Nous avons d'abord commencé à travailler avec la garde d'enfants à Clevergig. Et c'était toujours une très grande piscine. Je ne peux pas me prononcer sur le pourcentage de croissance. Ce n'est que lorsque nous avons décidé d'intégrer également les soins de santé que nous avons remarqué que les soins de santé pouvaient être planifiés beaucoup plus rapidement, ce qui nous permettait de gérer beaucoup plus de travail. Nous avons pu répondre si rapidement que les clients ont été surpris par notre temps de réponse. Les clients ont donc commencé à nous demander des services plus tôt parce que nous remplissions les quarts de travail rapidement. Avec clevergig, tout est rapide et nous avons très peu de marge d'erreur.

Vous avez indiqué que clevergig ne possédait pas toutes les fonctionnalités au début. C'était quoi ?

C'était il y a longtemps, mais nous avons continué à avoir des conversations avec Michel, et il a vraiment écouté nos souhaits. Il a pris en compte de nombreux conseils et j'ai trouvé que c'était un bon système. J'ai fini par également orienter des personnes vers lui. À l'époque, ce n'était tout simplement pas le bon choix pour nous.

Vous avez indiqué que clevergig avait vraiment écouté les points que vous souleviez. Quand vous avez constaté cette croissance et la façon dont une entreprise vous écoute, qu'en avez-vous pensé ?

Si vous n'êtes pas encore client, vous n'y pensez pas beaucoup. Mais maintenant que nous sommes clients, nous pensons qu'il est important d'être écoutés. Vous indiquez que quelque chose ne fonctionne pas comme il se doit, et après une conversation, vous entendez : « Nous prévoyons que cela sera intégré dans les 5 à 6 semaines ». Puis vous vous sentez pris au sérieux par l'entreprise. Vous pouvez facilement indiquer les améliorations via la plateforme ou envoyer un e-mail à l'équipe chargée du service client. C'est bien que cette option soit disponible. Par exemple, nous avons désormais également mis en œuvre la facturation dès le départ.

Quels sont les avantages inattendus du passage d'Excel et WhatsApp à clevergig ?

La marge d'erreur est plus faible. Vous remarquez que les gens se trouvent beaucoup moins souvent au mauvais endroit. De plus, ils ont moins de chances de ne pas se présenter à un quart de travail parce qu'ils l'ont accepté eux-mêmes. Je remarque que nous pouvons effectuer plus de quarts de travail et donc nous développer.

Quelle a été la réaction du Flex Pool lorsque vous leur avez présenté clevergig ?

90 % l'ont trouvé très facile à utiliser. Il y a toujours des personnes qui sont moins adaptables, mais ce sont souvent des personnes qui n'ont pas de smartphone ou qui ont même du mal à travailler avec le courrier électronique. Il faut un peu plus de temps pour intégrer correctement ces personnes. Aujourd'hui, 99 % des membres du pool flexible utilisent l'application.

Nous voulions également parler à quelqu'un qui travaille directement avec clevergig au quotidien. Elles a changé de carrière et a postulé pour un poste de responsable chez Bring at Work après avoir travaillé dans le domaine de la garde d'enfants pendant 23 ans. Comme le rôle relevait de la gestion de la garde d'enfants, Elles a tout de suite été adaptée. Nous lui avons posé quelques questions sur le travail d'un planificateur qui travaille avec clevergig au quotidien :

À quoi avez-vous pensé lorsque vous avez vu à quoi ressemble la journée d'un agenda ?

Je me suis dit : « Waouh, c'est génial ». Comme je travaillais dans le secteur de la garde d'enfants depuis si longtemps et que je savais également à quoi s'occupent les organisations de garde d'enfants, je voulais résoudre ces problèmes pour elles. Travailler avec clevergig semblait également si facile que je devais être capable de le faire. Si les enfants le peuvent, je le peux aussi.

Qu'a fait clevergig pour alléger votre charge de travail ?

Il est facile de travailler avec. Je n'ai pas besoin de cliquer 10 fois ; au bout de deux clics, j'ai déjà terminé une tâche. Il est très facile de comprendre les choses et de le découvrir. Nous avons également commencé par la facturation. Je le vois également dans la facturation : vous cliquez sur un nom et vous voyez immédiatement ce qui en ressort. Cela fonctionne le mieux pour toutes les parties. Cela fonctionne également bien pour les gardiennes d'enfants, qui peuvent tout voir immédiatement. J'en suis content.

Britt a indiqué qu'il y avait eu une croissance depuis clevergig. Quelle croissance avez-vous connue ?

Que nous sommes passés de moins en moins de personnel de garde d'enfants à un plus grand nombre. Nous avions publié des offres d'emploi et de nombreuses autres assistantes maternelles ont répondu. C'est bien que vous puissiez voir dans clevergig le nombre de quarts de travail que vous avez occupés par semaine. C'est un peu comme un sport qui permet de passer en revue les derniers quarts de travail. Nous avons vraiment beaucoup plus de gardiennes d'enfants parmi notre personnel.

Avez-vous un dossier personnel ? Par exemple, combien de quarts de travail avez-vous occupés par semaine ?

Mon record est actuellement de 109. J'espère battre ce record encore une ou deux fois. C'est juste un casse-tête amusant à essayer de résoudre. J'aime aussi le fait que clevergig vous permette de regarder vers l'avenir, mais aussi vers le passé si quelque chose doit être vérifié concernant la facturation ou si une assistante maternelle a une question.

C'est formidable que vous continuiez à vous lancer des défis. Je comprends pourquoi ils t'ont choisi pour le rôle de responsable de la garderie, c'est l'esprit. Après votre propre expérience avec clevergig, recommanderiez-vous clevergig ?

Oui, sans aucun doute. C'est très accessible. C'est très facile, très faisable. Pour le moment, si je ne comprenais pas quelque chose, je pouvais toujours demander à mon autre collègue. Tu ne peux vraiment rien faire de mal. Et si vous faites quelque chose de mal, cela n'a pas vraiment de conséquences. Par exemple, si je planifie un quart de travail et que les horaires ne sont pas corrects, une gardienne s'en rend compte également. Ils peuvent alors m'avertir que les horaires sont incorrects et me demander de les ajuster. Nous envoyons toujours un aperçu du calendrier de la semaine suivante à la garderie, qui vérifie cela et peut également m'avertir d'éventuelles erreurs. C'est très agréable de travailler avec moi.

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Merci, Britt et Elles, de nous avoir permis de vous interviewer, et merci à toute l'équipe de Bring at Work pour l'invitation à venir dans vos bureaux. Nous apprécions toujours de rencontrer nos clients en face à face et de les entendre parler de leur croissance et de leur évolution avec clevergig. Marge d'erreur plus faible, augmentation du nombre de postes à pourvoir, temps de réponse plus court, augmentation des demandes de services de la part des clients... Nous sommes heureux que clevergig continue de vous aider à vous développer de tant de manières différentes. Nous vous souhaitons beaucoup de succès dans votre travail et espérons vous revoir dans un an pour un entretien sur la facturation !

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